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誰可以代表公司簽契約?

by Chen Hui-ling

作者:陳慧玲律師

許多公司在簽訂契約時,時常會有一個疑問,到底誰有權代表公司簽署契約呢?一定要董事長親自出馬嗎?董事、總經理、部門經理、或經辦人也可以嗎?

目前在台灣的實務上,通常都還是由公司的董事長來代表公司簽署契約。而且,因為迄今為止,台灣一直都還是有使用印章的習慣,因此,可能不管實際上是由誰出面簽約,一般都認為反正在契約書蓋上公司及董事長的大小章,就準沒錯。其實,真正應該關心的重點還是:究竟誰有權代表公司出面來簽訂契約?至於要不要蓋公司大小章,反而可能要依個別情形來判別。

首先,依法律規定有權代表公司之人,當然就有權代表公司簽約,例如:董事長是股份有限公司,或有限公司董事會之一員,對內是董事會主席,對外代表公司;而在有限公司,若未以章程特定董事長時,通常係由執行業務之董事代表公司;在無限公司與兩合公司,代表公司之股東的地位等同股份有限公司或有限公司之董事長。因此,股份有限公司或有限公司之董事長,有限公司執行業務之董事,無限公司及兩合公司代表公司之股東,均可以代表公司簽約,並無疑問。

除了上述董事長,及執行業務董事或代表公司之股東以外,一般最有可能代表公司簽約的,應該是公司法概念上所謂的“公司負責人"。依照公司法規定,所謂公司負責人,在無限公司、兩合公司為執行業務或代表公司之股東,在有限公司及股份有限公司為董事;另外,公司之清理人或清算人,股份有限公司之發起人、監察人、檢查人、重整人或重整監督人,在執行職務範圍內,亦為公司負責人。

然而,公司負責人是否就當然有權代表公司簽約呢?公司之總經理,因為有為公司營業上所必要之一切行為之權限,所以除非公司章程或任何內部規範中,有明文限制其不得代表公司簽約,或該欲簽訂契約之內容法律上設有特別之限制,否則應該認為其有該權限。至於總經理以下之各部門經理、董事長以外之其他董事…等公司負責人,恐怕仍應要看該欲簽訂契約之性質,與該負責人執行職務範圍間之關係如何,以及各該公司過去一般實務上,對於誰可以代表公司簽約,是否有任何規範或其他可以判斷的標準,來決定該負責人是否有權代表公司簽約。

只是,因為如何算是在“執行職務範圍內”, 所謂“欲簽訂之契約與其執行職務範圍間之關係” 又是如何,有時可能不易判斷,且如何解釋公司的規範或慣例,有時也容有爭議。因此,建議公司可以在章程中明白規定,究竟誰才有權限代表公司簽約,或是如果不怕程序繁複,乾脆規定除了董事長、總經理之外,均必須經過公司的合法授權,才能代表公司簽約,以免爭議。

其實,由以上說明可以了解,除了董事長,執行業務董事,或代表公司之股東,及總經理之外,到底誰才有權代表公司簽約,歸根結底,有無經過公司合法授權可能才是真正的關鍵重點。換句話說,即便是與公司無關之第三人,只要是有公司的合法授權,還是可以代表公司簽訂契約。而授權既然是關鍵,建議若非由前述當然有權代表公司之人出面簽約時,應該在契約後附上公司之授權文件,或將該授權文件保存在相關之資料卷宗中,使事證清晰,避免日後生疑。

至於契約上是否要蓋公司大小章的問題,理論上除了有特別的規定之外,應該只要由有權代表公司簽約的人親自簽名或蓋章即可。但是,如果一般交易習慣上還是希望蓋上公司大小章時,則要注意的是,只要不是由董事長、執行業務董事、或代表公司之股東等當然有權代表公司之人親自出面簽約,但是卻蓋上公司大小章在契約書上時,應該要再由該實際出面代表公司簽約之人,在契約上同時也簽上其自己的姓名,以表徵實際簽約人是誰之事實。不過,實務上常有出面商議簽約事宜的人,的確是有權代表公司之人,但是因為雙方約定之方式,或因為在不同城市,甚至跨國之簽約程序,雙方並不會出面共同簽約,而只是分別在各自公司內部用印後,再交換契約原本之情形下,則只要符合一般各公司內部簽約用印程序即為有效。例如:如果公司之董事長,執行業務董事,或代表公司之股東等人,平時並不會親自用印,則只須依公司規定有權代行用印之人蓋上公司大小章即可,並不需要實際代行用印之人也簽名或蓋章。

以上說明僅限於台灣之情況而已。由於各國法律、實務各有不同,實際上,一份跨國契約中,究竟誰有權代表該外國公司簽約,可能會有不同於以上就台灣所作之分析,關於此部分未來將再另專文說明。

 

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